Den ersten festen Mitarbeiter einstellen: ein Erfahrungsbericht

Überlegst du gerade, deinen ersten festen Mitarbeiter einzustellen? Dein Team zu vergrößern?

Dann schwirren dir vielleicht noch ein paar Fragen im Kopf herum, wie etwa:

• Wo finde ich den geeigneten Kandidaten?
• Wie führe ich überhaupt ein Bewerbungsgespräch?
• Wie funktioniert das alles mit dem Papierkram?
• Wo und wie muss ich den Mitarbeiter anmelden?
• Ist es nicht vielleicht besser, mit Dienstleistern oder Agenturen zusammenzuarbeiten?

Kann ich alles verstehen. Habe ich mich auch gefragt.

Ich habe meine erste feste Mitarbeiterin eingestellt — und das hier wird ein Erfahrungsbericht darüber. Du erfährst von meinen Learnings, Fehlern und meinem Vorgehen.

Here we go.

Meine Ausgangslage ohne Mitarbeiter

Ein afrikanisches Sprichwort besagt: ,,Wenn du schnell gehen willst, dann gehe allein. Wenn du weit gehen willst, dann gehe mit anderen.“

Getreu diesem Motto bin ich lange Zeit schnell vorangeprescht — allein. Ich habe viele Projekte flink umsetzen können. Klar: Ich musste mich ja auch mit niemand anderen absprechen.

Das macht Spaß. Die Ergebnisse kommen schnell. Aber irgendwann schaust du abends auf deine To-do-Liste und merkst, dass sie immer länger und länger wird. Marketing, Support, Verkauf — du bist für alles verantwortlich. Gleichzeitig.

Es ist so, als müsstest du mehrere Wagen anschieben, die auf einer Straße mit ganz leichtem Anstieg stehen. Wenn du eines anschiebst, tuckern die anderen langsam, aber sicher den Berg hinab. Du kannst allein nun mal nur ein Auto anschieben.

Eine kurze Zeit kannst du dich pushen. Du reduzierst die Pausen, streichst den geselligen Abend mit Freunden und lässt den Sport mal ausfallen, um alle Wagen irgendwie den Berg hochzuschieben.

Genau so ging es mir Mitte 2019, als mein damaliges Online-Business explodierte. Ich hatte so viel Nachfrage für mein Buch generiert, dass jeden Tag über 50 neue E-Mails im Postfach auf mich warteten. Fragen zur Bestellung, dem Inhalt vom Buch oder sonstige Problemchen von Kunden (aber auch Danksagungen).

Mein Tag sah damals so aus:

• 05:00 Uhr: aufstehen, mit einem Kaffee an das MacBook und mich bis 10 Uhr um Marketing und Produktentwicklung kümmern.
• 10:00 Uhr: kurze Pause. Frühstück.
• 10:15 Uhr: Support-Postfach öffnen und mindestens 50 E-Mails pro Tag abarbeiten — neben den anderen, üblichen E-Mails.
• 11:00 – 15:00 Uhr: Allerlei Brände im ,,Unternehmen“ löschen (ich setze das bewusst in Anführungszeichen).
• 15:00 – 17:00 Uhr: Sport.
• 17:00 – 21:00 Uhr: Sonstige Projekte bearbeiten und den nächsten Tag planen.

Wenn ich so daran zurückdenke, frage ich mich, wie ich all das bewerkstelligt habe, ohne verrückt zu werden. Das geht vielleicht für kurze Zeit, aber wenn du dir den Tagesplan anschaust, wirst du schnell merken:

Das geht nicht lange gut.

Und genau so kam es auch: Nach ein paar Monaten, als ich mich gerade vom Frühstück zurück an den Mac setzte und das Postfach öffnete, um E-Mails zu beantworten, seufzte ich tief.

Wieder über 50 E-Mails. Wie jeden Tag.

Ich weiß nicht warum, aber an diesem Tag dachte ich mir: ,,Ich brauche Hilfe.“

So konnte das nicht weitergehen. Wenn ich ständig Mädchen für alles bin, kann ich keine neuen Produkte entwickeln und habe auch keine Zeit, meinen Kunden zu helfen.

,,Aber niemand kann das so gut wie ich.“

An der Stelle warst du sicher auch schon mal. Du wünschst dir Hilfe – jemanden, der dir unter die Arme greift. Lästige Aufgaben abnimmt. Dieser Wunsch wird in der Regel allerdings von solchen Gedanken begleitet:

• ,,Niemand kann das so gut wie ich.“
• ,,Ach, das geht schneller, wenn ich das selbst eben mache.“
• ,,Was ist, wenn ich die Person nicht bezahlen kann?“

Besonders der erste und zweite Gedanke war bei mir fest im Kopf verankert, sodass ich erst mal ,,nur“ Routine-Arbeiten abgegeben habe.

Heißt konkret: Ich habe in einer Facebook-Gruppe nach einer virtuellen Assistenz gesucht, die für mich meinen Podcast hochgeladen, den Blog gepflegt und ganz wichtig: Support-E-Mails beantwortet hat.

Da habe ich das afrikanische Sprichwort vom Anfang dieses Artikels am eigenen Leibe erfahren, denn ich muss jetzt erst mal vom Gaspedal runter, um anschließend weiterzukommen.

Ich musste meine neue virtuelle Assistentin einarbeiten. Dafür habe ich ihr ein paar Regeln für den Umgang mit Kunden niedergeschrieben, sie 2-3 Wochen beim Beantworten der E-Mails begleitet und musste viele Fragen beantworten.

Mir fiel eine drückende Last von den Schultern, als ich zum ersten Mal nicht mehr 50 E-Mails in meinem Posteingang fand, sondern nur noch 5 oder 10 – bei Spezialfällen musste ich immer noch einspringen.

Wahnsinn. Was für eine Erleichterung.

Ich fühlte mich aber immer noch wie eine One-Man-Show. Die ,,wirklich wichtigen“ Aufgaben blieben immer noch bei mir. Ich habe Facebook-Anzeigen geschaltet, Podcasts aufgenommen, Landing Pages erstellt, Newsletter geschrieben … alles.

Dennoch: Ich hatte Blut geleckt und wusste, dass ich mein Team dauerhaft vergrößern will.

Freelancer, virtuelle Assistenten, Agenturen oder Mitarbeiter?

Okay, Entschluss gefasst. Du willst nicht mehr alles allein schultern. Hilfe muss her.

Aber welche?

Freelancer? Mehr virtuelle Assistenten? Agenturen?

Oder vielleicht doch einen festen Mitarbeiter?

Ich habe alles getestet (und arbeite auch mit allen Optionen). Wie du dir denken kannst, hat alles Vor- und Nachteile. Lass uns die mal anschauen.

Virtuelle Assistenten

Vorteile:

• Kein bis wenig Papierkram. Die Assistenz arbeitet in der Regel auf Rechnung und muss nirgends angemeldet werden.
• Du kannst sofort loslegen. Nach einem Kennenlerngespräch könnt ihr die Zusammenarbeit direkt starten.
• Bringt oft schon Expertise in einem Teilbereich mit. Virtuelle Assistenten spezialisieren sich heutzutage oft auf eine bestimmte Nische und bringen daher schon Expertise mit. Es gibt etwa Assistenten, die sich gezielt auf Podcast-Management fokussieren – du musst sie also kaum anlernen.
• Kann schnell gekündigt werden. Das klingt erst einmal hart, aber das ist auch für die Assistenz ein Vorteil: Wenn einer der Parteien merkt, dass die Zusammenarbeit nicht passt, kann sie in der Regel unkompliziert gekündigt werden, da die Assistenz auf Rechnung arbeitet.

Nachteile:

• Der Stundenlohn ist im Verhältnis höher als bei Angestellten. Du hast weniger Papierkram, organisatorischen Aufwand und kannst das Arbeitsverhältnis einfacher beenden – aber dafür zahlst du auch mehr.

• Kein richtiges Team-Gefühl. Eine virtuelle Assistentin hat in der Regel noch mehrere Kunden. Das heißt, dass sie mit vielen verschiedenen Unternehmern zusammenarbeitet, aber in keinem Unternehmen so richtig tief drinsteckt. Daher wird es schwierig, ein echtes Team-Gefühl zu schaffen.

• Die Planung kann schwierig sein. Wie zuvor erwähnt, virtuelle Assistenten sind in mehreren Unternehmen beheimatet, sodass die Absprache und Planung manchmal schwierig sein kann. Wenn ein anderer Kunde gerade viele Ressourcen frisst, hat die Assistentin oder der Assistent weniger Zeit für dich.

• Abhängig von einer Person. Ich habe es zwar schon erlebt, dass mir eine virtuelle Assistentin eine Stellvertretung für sie angeboten hat, aber das ist eher selten. Ist die Assistentin krank oder möchte Urlaub machen, dann fällt deine Arbeitskraft weg.

Agenturen

Vorteile:

• Keine Abhängigkeit von einer Person. Agenturen bestehen in der Regel aus mehreren Mitarbeitern, sodass auch eine Vertretung vorhanden ist, sollte dein Ansprechpartner mal krank werden. So ist gewährleistet, dass die Aufgabe, für die du die Agentur eingestellt hast, auch immer erledigt wird.

• Sofort startbereit. Wie bei den Assistenten können Agenturen oft schnell starten. Da Agenturen sich meist ganz spezifische Leistungen anbieten (etwa: Meta-Werbung schalten), haben sie oft auch eigene Prozesse, um die Zusammenarbeit flink zu beginnen.

• Kann fast jederzeit gekündigt werden. Meiner Erfahrung nach haben Agenturen meist einen 3- oder 6-Monatsvertrag, den du anschließend aber monatlich kündigen kannst.

Nachteile:

• Weniger involviert, als du vielleicht hoffst. Wenn du mit einer Agentur zusammenarbeitest, schwingt da oft die Hoffnung ,,super, die machen das alles für mich“ mit. Meine Erfahrung (und die vieler Kollegen) zeigt aber leider, dass Agenturen dein persönlicher Erfolg weitaus weniger wichtig ist als dir selbst. Agenturen haben eher das Ziel, einen Prozess am Laufen zu erhalten. Du darfst aber nicht erwarten, dass sie sich das Bein ausreißen.

Feste Mitarbeiter

Vorteile:

• Du bekommst das Meiste aus deinem Investment. Wenn du es auf den Stundenlohn herunterbrichst, ist ein fester Mitarbeiter deutlich günstiger als etwa eine virtuelle Assistenz. Logisch: Du bietest dem Mitarbeiter durch das monatliche Gehalt Sicherheit. Der Mitarbeiter muss sich nicht um Selbstvermarktung oder Kundengewinnung kümmern, sondern kann sich voll auf seinen Job bei dir konzentrieren.
• Ein Team-Gefühl kann entstehen. Ein fester Mitarbeiter ist, nun, fester Bestandteil deines Teams. Die Person arbeitet ausschließlich für dich, daher ist sie auch emotional viel involvierter in dein Unternehmen als ein Freelancer.
• Kann Verantwortung übernehmen. Da der feste Mitarbeiter nur für dich arbeitet, kannst du nicht nur einzelne Aufgaben an ihn abgeben, sondern komplette Verantwortung für einen Bereich – etwa deinen Instagram-Kanal. Das ist bei einem Freelancer schwierig, da die Person nicht so stark in deinem Unternehmen involviert ist wie ein Angestellter.
• Menschliche Beziehungen. Das Leben als Unternehmer kann einsam sein. Gerade, wenn du noch am Anfang stehst und keine Arbeitskollegen hast, mit denen du dich austauschen kannst. Wenn du dir aber ein kleines Team aus festen Mitarbeitern aufbaust, können auch wieder mehr Beziehungen mit Menschen entstehen, mit denen du etwas Konkretes gemeinsam hast.

Nachteile:

• Emotionale Bindung ist höher. Das ist eigentlich ein Vorteil, der aber genau so zum Nachteil werden kann – etwa, wenn du jemanden entlassen oder schwierige Gespräche führen musst.
• Dauerhafte Kosten auf deiner Seite. Ein fester Mitarbeiter erhält ein monatliches Gehalt, das „Kosten“ auf deiner Seite verursacht. Ich setze das bewusst in Anführungszeichen, weil sich ein guter Mitarbeiter von allein bezahlt machen sollte. Ich weiß aber, dass viele aus Angst, das Gehalt nicht bezahlen zu können, vor dem ersten Mitarbeiter zurückschrecken.

Übrigens: Zu dem Thema „Mitarbeiter einstellen“ habe ich ein Interview mit Caroline Preuss geführt, das du hier findest:

Okay – sollte ich jetzt einen festen Mitarbeiter einstellen?

Hier ist mein Fazit, wann eine Agentur, Freelancer oder Mitarbeiter Sinn ergibt:

→ Wenn du ein Problem schnell lösen musst, beauftrage eine Agentur. Das war bei mir etwa mit Facebook Ads (oder wie es heute heißt: Meta Ads) der Fall. Ich wollte ständig Anzeigen laufen lassen, aber ich hatte so viele Aufgaben auf dem Schreibtisch, dass ich mich nicht selbst darum kümmern konnte.

Einen Mitarbeiter dafür zu finden und einzuarbeiten, das hätte zu viel Zeit gekostet. Also habe ich mich an eine Agentur gewandt, die das Problem schnell für mich lösen kann. Hier zahle ich zwar verhältnismäßig mehr, aber das Problem wird schnell gelöst.

→ Wenn du erste Hilfe bei Routinearbeiten brauchst, arbeite mit einer virtuellen Assistenz zusammen. Support, Kundenanfragen beantworten, Podcasts hochladen oder auf Social-Media posten: All das sind Aufgaben, die eine virtuelle Assistenz für dich übernehmen kann. Schnell, unkompliziert und relativ kosteneffizient.

→ Wenn du dich langfristig entlasten und größere Aufgaben delegieren willst, stelle feste Mitarbeiter ein. Für mich war klar, dass ich mein Unternehmen in Zukunft skalieren möchte – und das geht am besten mit festen Mitarbeitern.

Ich wollte auch Verantwortung für Bereiche abgeben, damit nicht mehr alle Aufgaben von mir abgesegnet werden müssen – beispielsweise für die Content-Erstellung für einen Instagram-Kanal.

Ich wollte etwas Verbindliches. Jemanden, der täglich in meinem Business unterwegs ist – jemanden, der auch etwas für mich erledigt, wenn ich krank bin. Jemanden, der eigenständig und proaktiv Projekte vorantreibt. Eine Agentur oder virtuelle Assistenz erhält oft nur den Status-Quo und hat wenig Antrieb, dein Business auszubauen (jedenfalls die meisten).

Feste Mitarbeiter jedoch können sich uneingeschränkt auf dein Unternehmen konzentrieren. Sie sind Teil davon. Sie arbeiten nicht nur einzelne Aufgaben ab, die du an sie delegierst, sondern können aktiv Projekte vorantreiben. Eigenständig.

Okay – klingt cool. Vielleicht denkst du dir, dass du jetzt auch einen festen Mitarbeiter einstellen willst.

Aber wie starte ich?

Den ersten festen Mitarbeiter einstellen: die Anfänge

Okay – da stand ich also. Fest entschlossen, meinen ersten festen Mitarbeiter einzustellen. Mein erster Gedanke dabei war, dass ich mir definitiv Hilfe dabei suchen werde.

Wie es der Zufall so wollte, bin ich im Fitnessstudio über ein Podcast-Interview mit der lieben Angélique Dujic gestolpert. Angélique ist Expertin für das Thema Teamaufbau.

Perfekt.

Also habe ich Angélique für eine Zusammenarbeit angefragt, der sie auch glücklicherweise zustimmte.

(Mittlerweile habe ich Angélique auch in meinem Podcast interviewt. Das Interview zum Thema „den ersten Mitarbeiter einstellen“ findest du hier:)

Das ist auch schon das größte Learning aus diesem Artikel: Suche dir immer einen Coach, der dir den Weg zeigen kann, wenn du ein wichtiges Projekt umsetzen willst. Rückblickend war das Coaching mit Angélique eine der wertvollsten Investitionen, die ich je getätigt habe.

Ich empfehle dir dringend, dir Hilfe beim ersten festen Mitarbeiter zu suchen. Hätte ich mir das alles selbst beibringen müssen, was ich im Coaching mit Angélique erfahren habe, hätte ich vermutlich heute noch keinen Mitarbeiter eingestellt.

Ohne zu tief in die Inhalte des Coachings einzutauchen (ansonsten wird dieser Blog ein kleines Buch – und ohnehin kannst du dich für die Details an Angélique wenden) – hier sind ein paar meiner Learnings aus dem Coaching:

1. Bekomme Klarheit über deine persönlichen Werte.

Du wirst viel Zeit mit deinen Mitarbeitern verbringen – vor allem, wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellst. Da muss es auch menschlich zwischen euch funktionieren.

Welche Werte sind dir also bei Menschen wichtig, mit denen du viel Zeit verbringst?

Ich lege etwa Wert auf gesunde Ernährung und einen aktiven Lebensstil. Das heißt, ich würde persönlich nicht mit jemandem zurechtkommen, der sich gedankenlos ernährt und sich kaum bewegt.

Du merkst: Das ist geschäftlich gesehen unerheblich. Selbst, wenn sich jemand schlecht ernährt, heißt das ja nicht, dass diese Person für die Stelle nicht geeignet ist. Hier geht es aber um persönliche Werte. Gerade bei deinen ersten Mitarbeitern wirst du viel Zeit mit ihnen verbringen – da ist es umso wichtiger, dass ihr euch persönlich versteht.

2. Bekomme Klarheit über die Struktur von deinem Unternehmen.

Ich wusste erst gar nicht, was für einen Mitarbeiter ich suche. Ich wollte eine „rechte Hand“, die mit mir Projekte vorantreibt.

Das Problem dabei: Eine Person, die direkt so tief in meinem Unternehmen ist wie ich (und denselben Wissensstand hat), die gibt es nicht.

Ich musste spezifischer werden.

Das geht, indem du dein Unternehmen in verschiedene Sektionen unterteilst. Etwa:

• Marketing
• Verkauf
• Produktauslieferung
• Support.

Innerhalb dieser Bereiche kannst du dann eine Person suchen, die spezifische Aufgaben für diesen Bereich übernimmt.

So wird ein Schuh draus.

Bei mir war es so, dass ich Unterstützung im Bereich „Produktauslieferung“ gesucht habe. Jemanden, der sich um meine Online-Kurse kümmert.

3. Liste Aufgaben auf, die diese Person übernehmen wird.

Wenn du weißt, für welchen Bereich von deinem Unternehmen du Unterstützung benötigst, schreibst du beispielhafte Aufgaben auf, die diese Person übernehmen könnte.

Und auf einmal wird aus dem nebulösen „ich suche jemanden, der mich entlastet“ ein konkretes „Ich suche einen Online-Produkt-Manager, der diese spezifischen Aufgaben übernimmt.“

Hier ist ein Beispiel der Aufgaben, die ich für die Stellenanzeige definiert hatte:

• Du entwickelst Ideen, wie wir unsere Produkte optimieren können – beispielsweise, indem du Umfragen erstellst oder mit Kunden direkt sprichst
• Du erstellst Modul- bzw. Lektionsbeschreibungen für die Kurs-Umgebung
• Du konzipierst und erstellst unterstützende Kursmaterialien
• Du entwickelst und erstellst eine Hilfe-Sektion für unsere Produkte, in der die meistgestellten Fragen beantwortet werden
• Du betreust unsere Kunden sowohl per E-Mail als auch in der geschlossenen Facebook-Gruppe bei technischen und operativen Fragen
• Du kümmerst dich um das Organisatorische rund um unsere Produkte: Etwa Q&A-Calls terminieren und moderieren, oder E-Mails an die Teilnehmer versenden
• Bei neuen Kursen und Produkten erstellst du die Kursumgebung
• Du entwickelst und setzt Ideen um, wie das Kundenerlebnis immer weiter optimiert werden kann und unsere Kunden immer bessere Ergebnisse bekommen können
• Du sammelst Testimonials unserer Kunden ein.

Anschließend habe ich all das auf eine Landing Page niedergeschrieben, was mich zum nächsten Punkt bringt:

Die Stellenbeschreibung für den ersten Mitarbeiter erstellen

Für deine ersten Mitarbeiter brauchst du kein teures HR-Tool für fancy Stellenausschreibungen. Da reicht eine simple Landing Page, die du mit jedem beliebigen Landing Page Builder erstellen kannst. Ich habe Coachannel genutzt.

Die erste Version meiner „Karriere-Seite“ habe ich simpel gehalten.

So war sie aufgebaut:

1. Meine Unternehmens-Mission beschrieben
2. 6 Gründe genannt, warum jemand bei mir arbeiten sollte (flache Hierarchien, hohe Flexibilität, kurze Entscheidungswege …)
3. Meine Unternehmenswerte beleuchtet.

Erst danach habe ich die Stelle ausgeschrieben. Bevor sich also jemand auf die Position bewerben kann, kann die Person schon einen ersten Eindruck gewinnen, ob ich der richtige Arbeitgeber für sie bin.

Vor allem der Werte-Abgleich ist wichtig, denn wie zuvor erwähnt: Du suchst nach einer Person, mit der du auch persönlich gut zurechtkommst.

Anschließend habe ich die Position ausgeschrieben – nach folgendem Aufbau:

1. Titel der Stelle (in diesem Fall „Online-Produkt-Manager“)
2. Kurzbeschreibung der Stelle
3. Art der Position (Festanstellung, Vollzeit/Teilzeit, Anzahl der Stunden, Arbeitszeiten …)
4. Beispielhafte Aufgaben, die diese Position übernehmen wird
5. Qualifikationen (Was sollte die Person für diese Stelle mitbringen?)
6. Call to Action (Aufforderung, eine Bewerbung einzusenden).

Wenn du diese Landing Page mal erstellt hast, wird das Ganze irgendwie schon sehr real.

Jetzt muss nur noch der geeignete Kandidat auf die Stellenausschreibung aufmerksam werden.

Wo finde ich passende Kandidaten?

Hier muss vorab eine wichtige Entscheidung getroffen werden:

Suche ich einen Quereinsteiger/Anfänger oder brauche ich jemanden mit Vorerfahrung?

Wenn du jemanden suchst, der eigenständig einen verantwortungsvollen Bereich deines Unternehmens vorantreibt, dann brauchst du jemanden mit Vorerfahrung. Jemanden, der von sich aus Ideen mitbringt, andere Menschen führen kann und nicht von Grund auf angelernt werden muss. Das ist jemand, an den du Verantwortung delegieren kannst.

Ein Beispiel wäre etwa ein Operations-Manager, der Prozesse bei dir im Unternehmen aufbaut, etabliert und pflegt. Dieser Jemand ist in der Regel schon etwas älter (ich mein: irgendwo muss die Erfahrung ja herkommen) und kann sich recht flott gewinnbringend ins Unternehmen einbringen.

Wenn dein Unternehmen aber noch recht jung ist und du einfach etwas „Hilfe“ brauchst, dann ist auch ein Quereinsteiger willkommen. Hier würdest du nicht direkt die komplette Verantwortung für einen Bereich übergeben – im Sinne „mach du mal“, sondern mit der Person zusammen etwas aufbauen und vorantreiben.

Bei Quereinsteigern ist mehr Einarbeitung notwendig. Sie kennen sich in der Materie selbst ggf. noch nicht so gut aus, sind tendenziell etwas jünger und brauchen mehr Betreuung.

Vermutlich werden deine ersten paar Mitarbeiter der zweiten Kategorie entsprechen: Quereinsteiger mit keiner bis wenig Erfahrung. Und das ist auch vollkommen okay.

Die Quereinsteiger findest du idealerweise in deiner Zielgruppe selbst. Falls du also schon eine E-Mail-Liste aufgebaut oder Reichweite auf den sozialen Medien hast, weise dort auf deine Stelle hin. Der große Vorteil daran ist, dass die potenziellen Kandidaten dich, dein Unternehmen und dein Themengebiet schon kennen – jedenfalls ein wenig. Da fängst du also nicht ganz bei 0 an.

Wie ich meine erste Mitarbeiterin gefunden habe? Glücklicher Zufall.

Ein virtueller Assistent, mit dem ich schon einige Zeit zusammengearbeitet habe, hatte da eine super Empfehlung für mich: seine Frau.

Als Mutter zweier Jungs suchte sie eine Stelle mit zeitlicher Flexibilität, der sie aus dem Homeoffice aus nachgehen kann.

Passt doch wie die Faust aufs Auge: Das kann ich als junges, digitales Unternehmen bieten.

Also habe ich ihr die Stellenbeschreibung zugesendet und gefragt, ob sie sich vorstellen könnte, die Position als Produkt-Managerin zu übernehmen. Als sie „Ja“ sagte, haben wir also einen Zoom-Termin vereinbart.

Du kannst dir vorstellen, was der nächste Abschnitt in diesem Blog ist.

Das erste Bewerbungsgespräch. Wie läuft das ab?

Geständnis: Ich hatte bis dahin noch nie ein wirkliches Bewerbungsgespräch. Weder als Kandidat noch als Arbeitgeber. Ich hatte schon immer mein eigenes Geld verdient – selbst mit unter 20.

Dementsprechend hatte ich auch einige Fragezeichen im Kopf – nicht nur, was das Bewerbungsgespräch angeht, sondern auch den kompletten Bewerbungsprozess.

Wenn du dich auf den Karriereseiten größerer Unternehmen umschaust, findest du dort oft einen X-Schritte-Prozess, der erklärt, wie die Bewerbung genau abläuft.

Ein erstes Kennenlerngespräch, eine Probeaufgabe, Feedback, ein weiteres Gespräch, ein Angebot und ein gemeinsames Mittagessen mit den Gründern.

Okay. Ehm – muss ich das auch so machen?

Glücklicherweise hatte ich einen Coach an meiner Seite, der schon hunderte Bewerbungsgespräche hinter sich hat. Dabei kam heraus, dass die ersten Bewerbungsgespräche, die du führst, formlos und locker sein können.

Es ergibt erst Sinn einen festen Bewerbungsprozess zu etablieren, wenn du schon ein paar Mitarbeiter (und damit: Erfahrung) hast. Aber da deine ersten Mitarbeiter vermutlich Quereinsteiger sein werden und es sowohl für dich als auch die neuen Mitarbeiter alles Neuland ist, musst du dich an keine festen Regeln halten.

Für das Bewerbungsgespräch hat mir mein Coach einfach ein paar Leitplanken mitgegeben, wie es grob ablaufen sollte. Soll heißen:

• Welche Phasen es im Bewerbungsgespräch gibt
• Welche Themen angesprochen werden müssen
• Welche Fragen ich stellen sollte
• Wie du und der Interessent am Ende des Gesprächs verbleibt
• Wie du mit dem Thema „Gehalt“ umgehen solltest.

Das Thema „Gehalt“ ist sicher interessant für dich. Auch hier kann ich dir nur raten: Hol dir Hilfe. Es gibt gewisse Standards für Gehälter, an denen du dich orientieren kannst.

In Österreich gibt es zum Beispiel Kollektivverträge. Das heißt: Die Gehälter für bestimmte Positionen sind teilweise vom Staat vorgegeben – bzw. dieser gibt Richtlinien dafür vor, in welchem Bereich diese fallen sollten. Die Mindestgrenze darfst du nicht unterschreiten. Aber mir war ohnehin wichtig, dass ich ein faires Gehalt zahle – nicht ein niedriges.

Als Deutscher kannst du dich an den Kollektivverträgen aus Österreich ungefähr orientieren. Das wäre eine Starthilfe.

Wie geht es nach dem Bewerbungsgespräch weiter?

Okay – ihr habt euch jetzt beide kennengelernt. Du hast deine Fragen gestellt, dein potenzieller Mitarbeiter auch. Ihr habt eure Gehaltsvorstellungen kommuniziert. Wie beendet man so ein Bewerbungsgespräch? Trifft man direkt eine Entscheidung?

Bei mir war es so, dass ich der Kandidatin sagte, dass beide Parteien eine Nacht darüber schlafen sollen und am nächsten Tag sich gegenseitig benachrichtigen, wie ihre Entscheidung aussieht.

Als ich am nächsten Tag in meine E-Mails schaute, war da auch schon die erneute Zusage: „Lieber Tim, ich habe eine Nacht darüber geschlafen und würde mich freuen, bei dir anfangen zu können!“

Grandios – denn mir ging es genauso. Also prompt geantwortet und einen erneuten Zoom-Termin ausgemacht, um die nächsten Schritte durchzugehen.

In dem Gespräch wurde es dann konkreter. Wir sprachen über:

• Details vom Arbeitsvertrag (dein Steuerberater hat da oftmals Muster)
• Details zu Arbeitszeiten
• Erste Projekte.

Und so weiter. Ich hatte eine Onboarding-Präsentation vorbereitet, in der ich mein Unternehmen noch mal genauer vorstellte. Auch, welche zentralen Tools wir verwenden, wie wir kommunizieren etc.

Du merkst vielleicht: Das war noch alles etwas „Freestyle“. Ich hatte noch kein fancy 5-Schritte-Onboarding, wie es die größeren Unternehmen haben. Ich habe meiner Mitarbeiterin auch von vornherein kommuniziert: „Das ist für uns beide das erste Mal. Das ist dein erster Angestellten-Job und mein erstes Mal als Arbeitgeber. Daher wird vieles nicht rund laufen. Es wird Überraschungen geben, du wirst Fragen haben, ich werde Fragen haben – aber wir bekommen das schon hin.“

Es war schon inoffiziell bestätigt, aber nach dem Call wurde mir ein unterschriebener Arbeitsvertrag zurückgesendet – und damit war es auch offiziell.

Meilenstein erreicht: Mein erster fester Mitarbeiter.

Die ersten Schritte der Zusammenarbeit

In den nächsten Tagen haben wir uns immer mal wieder im Zoom getroffen, um Einzelheiten und all den Papierkram durchzugehen, bei dem dir übrigens dein Steuerberater helfen kann.

Ich habe für meine Mitarbeiterin einen eigenen Willkommens-Beitrag in Slite verfasst – das ist das Tool, das ich aktuell für mein Unternehmens-Wiki nutze. So sah das Ganze aus:

In diesem Beitrag hat sie ein eigenes, kleines Onboarding durchlaufen, das ich für sie persönlich erstellt hatte. Natürlich habe ich mich weiterhin täglich mit ihr über Slack ausgetauscht und habe sie damit nicht alleine gelassen.

In dem Dokument habe ich ein paar wichtige Ressourcen verlinkt, die Grundlagenwissen zum Unternehmen vermitteln. Zum Beispiel einen Link zu unserem Kundenavatar oder unserem Business-Modell und unserer Customer Journey.

(Dieses Onboarding-Dokument kam super an. Das kannst du auch ganz einfach in Google Docs nachbauen – dafür brauchst du kein besonderes Tool.)

Und so ging es dann schon mit den ersten Projekten los, die wir zusammen angegangen sind. Da ich jemanden im Bereich Produkt-Management gesucht habe, waren die ersten Projekte etwa:

• Den Mitgliederbereich aufhübschen
• Kundensupport leisten
• Das Willkommens-Geschenk für unsere Kunden terminieren

Und so weiter.

Okay – reisen wir knapp 5 Monate in die Zukunft.

Mein Fazit: Lohnt es sich, feste Mitarbeiter einzustellen?

Tun wir mal so, als seien 5 Monate vergangen (wie ich diese Worte schreibe, sind tatsächlich knapp 5 Monate vergangen).

Ich habe jetzt fast ein halbes Jahr mit einem festen Mitarbeiter zusammengearbeitet. Was sind meine Learnings?

1. Suche dir Hilfe. Unbedingt.

Rückblickend kann ich dir sagen, dass das Thema Mitarbeiter einstellen gar nicht so gigantisch ist, wie du dir jetzt vorstellst. Ich jedenfalls dachte, dass das „ein großes Ding“ ist.

Aber tatsächlich ist alles halb so wild – vor allem, wenn du einen Coach an deiner Seite hast. Der Papierkram hält sich in Grenzen, eine Stellenausschreibung zu formulieren ist nicht schwer und für ein Bewerbungsgespräch gibt es einen Leitfaden. Tu dir nur selbst den Gefallen und versuche das nicht alles auf eigene Faust herauszufinden.

Hätte ich nicht mit Angélique zusammengearbeitet, wäre die Stelle in meinem Unternehmen heute noch frei – weil ich vermutlich niemals angefangen hätte, jemanden zu suchen. In meinem Kopf war zu viel Kuddelmuddel.

Wenn du deinen ersten Mitarbeiter einstellen willst – grandios. Aber suche dir unbedingt jemanden, der dich auf dieser Reise begleitet.

2. Zu Beginn ist es mehr Arbeit.

Du erinnerst dich an das afrikanische Sprichwort? Wenn du schnell gehen willst, gehe allein. Wenn du weit gehen willst, gehe zusammen.

Das kann ich nur unterstreichen.

Natürlich musst du zu Beginn etwas vom Gas runter, wenn du noch eine weitere Person betreust und einlernst. Das ist klar. Das sehe ich aber als Zeitinvestition – denn im Laufe der Zeit kann die Person immer mehr Aufgaben übernehmen und eigenverantwortlich handeln.

Das spart dir langfristig Zeit, aber kurzzeitig muss dir bewusst sein, dass du nicht mehr so schnell Projekte umsetzen kannst, wie vorher. Du wirst jetzt viele Rückfragen beantworten und viel mit der Person arbeiten.

3. Du brauchst Dokumentationen und Prozesse.

Du hast vorhin schon kurz mein Unternehmens-Wiki Slite kennengelernt. Darin dokumentiere ich viele Prozesse, die in meinem Unternehmen anfallen – etwa das Hochladen von Podcasts.

Das sind schriftliche Anleitungen, die ich an Mitarbeiter (und Freelancer) geben kann, damit diese die anfallenden Aufgaben nach Checklisten und einer festen Abfolge erledigen können.

In Slite dokumentiere ich allerdings auch Informationen zu unserem Kundenavatar oder unseren Werten und der Vision des Unternehmens. In Slite dokumentiere ich also nach und nach mein Wissen, damit ich es für andere verfügbar machen kann.

Genau das ist die Grundlage, um dein Unternehmen skalieren zu können – mit Mitarbeitern.

Es kostet zu viel Zeit, wenn du Mitarbeiter jedes Mal einzeln einarbeiten musst. Indem du dein Wissen schriftlich dokumentierst, können sich Mitarbeiter selbst wichtige Informationen aneignen – unabhängig von dir.

Das heißt natürlich nicht, dass Mitarbeiter sich ganz allein einarbeiten, indem sie seitenweise Beiträge lesen – nein. So würde kein Team-Gefühl entstehen. Aber durch deine Dokumentationen können sich Mitarbeiter selbst auf Flughöhe bringen, sodass du viel weniger Rückfragen beantworten musst.

Ich hatte in der Vergangenheit schon angefangen, Prozesse in meinem Unternehmen zu dokumentieren – und davon hatte ich jetzt profitiert. Meine erste Mitarbeiterin konnte sich so schnell einlesen und die wichtigsten Tools und Prozesse in meinem Unternehmen kennenlernen.

Falls du dir jemals gedacht hast, dass du keine Aufgaben an andere abgeben kannst, weil „das niemand so gut kann wie du“, dann musst du unbedingt anfangen, dein Wissen zu dokumentieren.

Du wirst sehen: Doch, andere können das auch so gut wie du. Sogar besser.

4. Kommuniziere offen. Immer.

Offen zu kommunizieren ist immer wichtig, aber ganz besonders bei deinem ersten Mitarbeiter, da dir schlichtweg die Erfahrung fehlt.

Ich habe vorher Rechnungen von Agenturen oder Freelancer bezahlt, aber noch nie Gehalt überwiesen. Ich weiß auch noch nicht, wie das genau abläuft, wenn der Mitarbeiter Urlaub beantragt.

Auf dich warten eine Menge erste Male – und da ist es ganz natürlich, dass du Dinge vorher recherchieren oder beim Steuerberater nachfragen musst. Daher habe ich meiner Mitarbeiterin ganz zu Beginn gesagt, dass ich natürlich alles tun werde, um all ihre Fragen zu beantworten und den organisatorischen Kram zu regeln – es aber eine Weile dauern könnte, bis ich die Antwort habe.

Ich habe das so offen und direkt kommuniziert, weil ich etwa auch (noch) nicht weiß, wie es sich mit Gehaltserhöhungen verhält – wann diese angebracht sind, ob diese für gewöhnlich regelmäßig stattfinden etc.

Ich möchte nicht, dass mein Mitarbeiter denkt, mir wäre das egal – die Wahrheit ist, dass ich schlichtweg noch nicht weiß. Es ist mein erster fester Mitarbeiter – und auf dieser Reise dürfen beide Parteien viel lernen.

5. Feste Mitarbeiter lohnen sich für dein Unternehmen.

Let’s face it: Auf Dauer kannst du unmöglich alles allein machen. Virtuelle Assistenten und Agenturen können dir ein wenig Zeit freischaufeln – ja. Aber wenn du Ausgaben für ein Gehalt mit den Kosten einer Assistentin oder Agentur vergleichst, schneiden letztere nicht gut ab.

Ein fester Mitarbeiter lohnt sich, rein wirtschaftlich betrachtet, am meisten. Das ist jemand, der 20 – 40 Stunden pro Woche daran arbeitet, dein Unternehmen auszubauen. Bei Agenturen oder Assistenten zahlst du für diesen Zeiteinsatz ein Vielfaches.

Ich möchte Agenturen, Assistenten oder Freelancer übrigens nicht schlechtreden. Ganz im Gegenteil: Ich arbeite nach wie vor mit Freelancern und auch Agenturen zusammen – und bin froh darum. Aber diese übernehmen eher Aufgaben statt Verantwortung.

Einem Mitarbeiter kannst du leichter Verantwortung für einen Bereich deines Unternehmens übertragen – beispielsweise die Betreuung von meinem Instagram-Kanal.

Ich kann zu dem Mitarbeiter gehen und sagen: „Du bist jetzt dafür verantwortlich, dass unser Instagram-Kanal wächst. Du planst Beiträge, entwickelst Wachstumsstrategien und sorgst dafür, dass unsere Reichweite steigt.“

Bei einem festen Mitarbeiter ist das problemlos machbar, weil die Person ja nur für dein Unternehmen arbeitet. Du bist 100 % ihres Arbeitsalltags.

Versuch dasselbe mal bei einem Freelancer oder einer Agentur.

Diese haben noch mehr Kunden, die sie betreuen müssen. Es gibt sicherlich auch sehr engagierte Agenturen und Dienstleister, aber sie werden sich niemals so sehr für dein Unternehmen ins Zeug legen wie Mitarbeiter. Das ist auch vollkommen logisch: Sie haben noch mehrere Kunden und müssen viele Bälle in der Luft jonglieren. Sie sind selbstständig und müssen sich vordergründig um ihr Unternehmen kümmern.

Ein fester Mitarbeiter hingegen erhält von dir einen sicheren Gehaltscheck und muss sich keine Sorgen um andere Kunden machen. Sie sind viel involvierter.

Feste Mitarbeiter lohnen sich also rein wirtschaftlich betrachtet für dein Unternehmen. Hier bekommst du das Meiste aus deinem Geld – und du kannst nach und nach Projekte und Verantwortung delegieren, statt einzelne Aufgaben.

6. Feste Mitarbeiter lohnen sich für dich persönlich.

Vielleicht noch viel wichtiger: Feste Mitarbeiter zu beschäftigen, erfüllt dich auch persönlich.

Das war schon seit Jahren ein Ziel auf meinem Vision Board: Einen Arbeitsplatz schaffen. Diesen Meilenstein konnte ich jetzt endlich erfolgreich abhaken.

Für mich ist das emotional erfüllend, zu wissen, dass ich mit meinem Unternehmen einen Arbeitsplatz geschaffen habe und jemandem Gehalt zahlen kann. Mein Unternehmen ermöglicht jemanden, sein Leben zu finanzieren.

Das ist doch etwas, auf das man als Unternehmer stolz sein kann. Und das bin ich auch.

Darüber hinaus weißt du vielleicht auch, dass Unternehmertum einsam sein kann. Gerade zu Beginn deiner Reise bist du oft auf dich allein gestellt. Es ist schön, sich ein „richtiges“ Team mit festen Mitarbeitern aufzubauen und gemeinsam an etwas zu arbeiten. In Austausch zu stehen.

Ich bin ein introvertierter Mensch und habe auch kein Problem damit, allein zu sein – aber selbst ein so introvertierter Mensch wie ich erfreut sich an Arbeitskollegen. Und wenn dir diese Kollegen fehlen, weil du selbstständig bist, nun – dann stelle sie doch einfach selbst an ;-).

Zusammengefasst sage ich: Falls du mit dem Gedanken spielst, deinen ersten festen Mitarbeiter einzustellen – wage den Schritt!

Du wirst es nicht bereuen. Ganz im Gegenteil: All meine Kollegen, mit denen ich darüber gesprochen habe, sagten immer wieder: „Mein größter Fehler beim Teamaufbau war, dass ich damit so lange gewartet habe.“

Und das kann ich nur unterstreichen. Jemanden einzustellen ist nicht so komplex, wie du denkst – lohnt sich aber unheimlich. Finanziell und persönlich.

PS: In meinem Podcast habe ich Paula Lotte-Thurm interviewt, die zufälligerweise zur gleichen Zeit wie ich ihre erste feste Mitarbeiterin eingestellt hat. In dieser Podcast-Episode plaudern wir ein wenig aus dem Nähkästchen und tauschen uns über unsere Erfahrungen aus.