Redaktionsplan für Content-Marketing – Darum lohnt es sich [inkl. Tool-Empfehlungen]

Sobald du beginnst, regelmäßig Content für dein Marketing zu veröffentlichen, brauchst du eine Struktur.

Um deine Ideen zu sortieren (und Geistesblitze nicht etwa zu vergessen.)

Um deine Inhalte strategisch auf deine Launches und Angeboten anzupassen.

Um den Überblick zu behalten – vor allem, wenn ihr im Team arbeitet.

Dabei ist es gleich, ob wir von Blogartikeln, Social-Media-Posts, Podcast-Folgen, YouTube-Videos oder deinem Newsletter sprechen. Es gilt: Je mehr Kanäle du bespielst, desto unübersichtlicher kann es werden.

Die einfachste Lösung dafür ist ein Redaktionsplan. In diesem Artikel erfährst du, worauf du beim Erstellen eines Redaktionsplans achten solltest und wie er dir hilft, schneller und zuverlässiger Content zu erstellen.

First things first: Redaktionsplan, Content-Plan – Was ist was?

Mit einem Redaktionsplan strukturierst und planst du, was du wann und wo veröffentlichst. 

Was postest du heute, morgen oder in einem Monat bei Instagram, worüber schreibst du diese Woche in deinem Blog oder nächste in deinem Newsletter und wie kann sich all das möglichst effektiv aufeinander beziehen und einander ergänzen?

Mit einem Redaktionsplan erstellst du dir einen persönlichen Marketing-Fahrplan. Dadurch weißt du im besten Fall schon Wochen vorher, wann du auf welchem Kanal über welches Thema sprichst.

Manche unterscheiden an dieser Stelle noch zwischen einem Redaktionsplan und einem Content-Plan. So unterscheiden sich die beiden im Detail:

Redaktionsplan: Was wird wann auf welchem Kanal veröffentlicht (entspricht eher einem Kalender)

Content-Plan: Ideensammlung mit Notizen, Verteilung im Team und Status (eher inhaltliche Abstimmung und Brainstorming)

Mit den richtigen Tools (bzw. wenn du ohnehin noch alles allein machst) kannst du diese zwei Aspekte aber leicht vereinen.

Diese Vorteile bringt dir ein Redaktionsplan

Auch wenn das Aufsetzen und Pflegen eines Redaktionsplans erst einmal nach Arbeit klingt, bringt er dir auf lange Sicht großen Nutzen.

Endlich hast du einen Überblick

Durch den Redaktionsplan bekommst du einen Blick „von oben“ auf deine Marketingaktivitäten, statt immer nur aus dem Tagesgeschäft heraus zu reagieren. Du siehst deine Fristen sowie schon behandelte Themen und Keywords.

Dadurch vermeidest du ungewollte Dopplungen bzw. findest in deinem eigenen Content schneller alte Informationen wieder.

Durch eine rechtzeitige Planung weißt du, was in den nächsten Wochen auf dich zukommt und was du vorbereiten musst – keine bösen Überraschungen mehr, weil „plötzlich“ Black Friday ist oder die Sommerpause naht.

Du kannst Kooperationen mit Partnern thematisch passender einbinden und verpasst es nicht, deinen Pre-Launch-Content rechtzeitig zu starten und deinen Content inhaltlich auf dein Angebot abzustimmen.

Du weißt immer, worüber du sprechen/schreiben sollst

Dein Redaktionsplan ist nicht nur ein Kalender, sondern auch ein Ort, um all deine Ideen für zukünftigen Content zu sammeln.

Dadurch kommst du nie wieder in die Verlegenheit, dir mit dem Gedanken „Worüber schreibe ich diese Woche nur meinen Newsletter?“ den Kopf zu zerbrechen. Bedien dich einfach aus deiner stets wachsenden Ideensammlung.

Damit diese wirklich stetig wächst, leg dir ein System an, dass du auch von unterwegs pflegen kannst: Hab deinen Redaktionsplan auf dem Handy oder nutze eine Notiz-App/ein Notizbuch, dessen Inhalte du regelmäßig überträgst.

Die Content-Erstellung geht schneller

Einer der zeitintensivsten Faktoren bei der Content-Erstellung ist die Ideensuche. Vor allem, wenn mal „eben schnell“ ein Thema hermuss, weil z. B. heute noch der Newsletter rausgehen soll. 

Genau diese Zeit wird durch den Redaktionsplan drastisch reduziert.

Auch Vorproduzieren wird durch einen Redaktionsplan viel leichter. Hast du gerade eine Leerphase? Schau in deinen Plan, such ein Thema aus und mach dich an die Arbeit.

Oder blocke dir im Monat fest ein paar Tage, an denen du richtig viel Content auf einmal produzierst. Das eignet sich vor allem für Videos und Podcasts, aber auch für Blogartikel oder Grafikerstellung.

Diese Tage kannst du dir im Voraus fest einplanen und danach für den Rest des Monats einen Haken an die Content-Erstellung machen. Durch die Bündelung bist du mehr im Flow, als wenn du dich jede Woche von Neuem ans Schreiben oder Aufnehmen setzt.

Weiterer Vorteil: Durch das Vorproduzieren bist du nicht mehr gezwungen, alles „live“ zu machen und konstant online zu sein. Damit kannst du z. B. locker in den Urlaub fahren und wirklich abschalten, ohne dass dein Marketing stillstehen muss.

Glückliche Algorithmen

Ob wir das nun gut finden oder nicht: Die Algorithmen von Meta, Google und Co. lieben Regelmäßigkeit.

Durch einen Redaktionsplan legst du die beste Basis, um diese Routinen zu gewährleisten. Die Belohnung: Dein Content wird favorisiert ausgespielt. Vorausgesetzt, die Qualität stimmt.

Optimale Abstimmung deiner Kanäle & Content-Recycling

Betreibst du mehrere Marketing-Kanäle, ist das Ziel, dass alle ineinandergreifen wie ein geschmiertes Zahnradgetriebe.

Doch damit das auch wirklich passiert, müssen die Inhalte aufeinander abgestimmt sein. Im schlimmsten Fall kommunizieren deine Kanäle alle aneinander vorbei, jeder mit einem eigenen Call-to-Action.

Gleichzeitig sollen sich deine Inhalte auch nicht einfach auf jeder Plattform stumpf wiederholen. Warum sollte jemand deinen Newsletter abonnieren, wenn sie das Gleiche bei Instagram lesen können? Mithilfe des Redaktionsplans stimmst du deine Inhalte sinnvoll aufeinander ab, sodass sie sich ergänzen.

Optimierter Workflow im Team

Sobald du nicht mehr alleine für deinen Content verantwortlich bist, wird ein Redaktionsplan unerlässlich. Oder möchtest du jede Woche ein Meeting dazu haben, wie weit Blogartikel XY ist?

Viel leichter ist es da doch, wenn die wichtigen Informationen wie „Wer ist für was verantwortlich“, Status und Fristen für alle Beteiligten auf einen Blick virtuell erfasst werden können.

Weniger Stress

Gedanken wie „Ich muss morgen noch was veröffentlichen, aber ich weiß gar nicht, worüber ich schon wieder schreiben soll!“ sind die ultimativen Stress-Auslöser.

Vor allem, wenn du die Vorteile der Vorplanung und des Vorproduzierens nutzt, wirst du solche Momente komplett aus deinem Alltag streichen.

Statt in der Content-Mühle gefangen zu sein, übernimmst du die volle Kontrolle.

Das gehört in einen Redaktionsplan

Ganz ehrlich? Was du in deinen Redaktionsplan aufnimmst, ist komplett dir überlassen. Wichtig ist, dass er für dich funktioniert.

Und „funktionieren“ heißt: Er verschafft dir einen Überblick und unterstützt dich bei der regelmäßigen Content-Erstellung.

Was du inkludierst, ist natürlich auch davon abhängig, was du damit alles organisieren wirst. Geht es allein um deinen Blog oder einzig um den Newsletter? Oder musst du gar Blog, Newsletter, Podcast, YouTube, Pinterest und Social Media miteinander koordinieren?

Je nachdem fällt dein Redaktionsplan einfacher oder differenzierter aus.

Typische Inhalte eines Redaktionsplans sind:

• Veröffentlichungsdatum
• Thema
• Überschrift/Titel
• Notizen
• Bei mehreren Autoren: Verantwortlicher
• Keywords/Hashtags
• Ziel/CTA (was sollen die Leute machen?), evtl. welches Freebie wird eingebunden
• Status
• Kanal (wo wird veröffentlicht)

Weitere Möglichkeiten:

• Konkrete Captions
• Externe Links
• Interne Links
• Zielgruppe/Stand in der Customer Journey
• Benötigte Bilder/Grafiken (Status)

Nimm nur das auf, was wirklich notwendig ist, um den Plan nicht unnötig kompliziert zu machen.

Die besten kostenfreien Tools, um einen Redaktionsplan zu erstellen

Es gibt unzählige Tools auf dem Markt, um dir die Contentplanung zu erleichtern. Doch meiner Meinung brauchst du nur in den seltensten Fällen eine kostenpflichtige Software dazu.

Gerade wenn du erst beginnst, einen Redaktionsplan anzulegen, empfehle ich dir, mit einer kostenlosen Alternative zu experimentieren. So findest du heraus, was du dringend für den Überblick brauchst, ehe du Zeit in ein Tool mit 1000 Funktionen investierst, die du nie nutzt.

Kalender/Notizbuch/großes A3-Blatt

Vorteile: schnell gemacht, individuell in der Gestaltung

Nachteile: unflexibel bei Veränderungen, hast du nicht immer dabei, kann schnell „vorgekrakelt“ aussehen und dadurch unübersichtlich, ist nicht online teilbar und bearbeitbar (schlecht für mehrere Personen)

Google-Sheets

Vorteile: kann von mehreren Personen bearbeitet werden (auch gleichzeitig), von unterwegs bearbeitbar, alle Kanäle auf einen Blick (bzw. kann jeder Kanal ein separates Sheet in der gleichen Datei bekommen)

Nachteile: durch die vielen Zeilen wird es schnell unübersichtlich, keine Kalenderfunktion

Tipp: Excel funktioniert nur, wenn ausschließlich du auf die Datei zugreifst. Im Team verliert man dagegen schnell den Überblick über den aktuellen Stand der Datei.

Trello

Bei uns im Team verwenden wir Trello für den Blog. Besonders übersichtlich ist es, wenn du für jeden Kanal ein eigenes Board anlegst, jeweils mit den Oberkategorien Idee, Recherche, in Arbeit, Review nötig, Fertig, Veröffentlicht.

Dann kannst du die Themen als Karten einfach von einer Kategorie in die nächste schieben.

Vorteil: optisch schön, Kalender-Addon, flexibel gestaltbar, mehrere Leute können (gleichzeitig) zugreifen, Tags und Farben möglich, To-do-Listen

Nachteil: Nicht alle Kanäle auf einen Blick

Asana

Auch Asana ist sehr beliebt für Redaktionspläne. Hier kannst die Planung als ein „Team“ anlegen und jeden Kanal darin als ein Projekt mit den Abschnitten Idee, Recherche, in Arbeit, Review nötig, Fertig, Veröffentlicht.

Vorteil: optisch schön, Kalenderfunktion, leicht zu bearbeiten, Tags und Farben möglich, mehrere Leute können (gleichzeitig) zugreifen, in Premiumversion auch individuelle Felder

Nachteil: Nicht alle Kanäle auf einen Blick

Häufig gestellte Fragen zum Thema Redaktionsplan

Wie weit im Voraus sollte ich planen?

Das hängt von deinem Arbeitstempo ab, wie viele Kanäle du bedienst und wie weit im Voraus du vorproduzieren willst. Soll im Herbst dein Weihnachts-Content schon stehen? Dann plane 3–6 Monate voraus. Reicht es dir, wenn alles eine Woche vorher fertig ist, dann musst du auch nicht so weit in die Zukunft denken.

Ich empfehle dir, zu Jahresbeginn eine grobe Übersicht über wichtige Termine zu machen: Feiertage, dein Urlaub, deine Launches, bekannte Termine in der Branche usw.

Dann kannst du dir nächste Quartal genauer ansehen und immer am Monatsende oder -anfang in die detailliertere Planung gehen. Prüfe alternativ zu Monatsbeginn die nächsten zwei Monate genauer und strukturiere schon grob den dritten Monat vor.

Oder habe einfach kontinuierlich die kommenden 2–3 Wochen im Blick. Spiele einfach ein wenig herum, wie es dir am dienlichsten ist. Die regelmäßige Pflege deines Planes ist jedoch entscheidend.

Eine Sache noch: Mach dich nicht zum Sklaven deines Redaktionsplans. Spontane Events oder Entwicklungen werden kommen, darauf kannst du dich verlassen, und dann darf sich auch der Redaktionsplan flexibel anpassen.

Wie kann ich spontane Dinge aufgreifen?

Wie sagte schon John Lennon? „Life is what happens to you while you’re busy making other plans.“

Es werden immer wieder Sachen passieren, die deinen schönen Redaktionsplan komplett durcheinander werfen. Das können private Dinge sein oder auch neue Entwicklungen in deinem Business.

Du kannst plötzlich bei einem Kongress sprechen? Dein Launch verschiebt sich, weil die Schwiegermutter ungeplant bei euch einzieht?

Kein Problem.

Gerade weil du durch den Redaktionsplan einen Überblick über all deine Kanäle hast, kannst du viel leichter bestimmen, welche Themen dann einfach mal für den Moment nach hinten gestellt werden.

Hast du Sachen schon vorproduziert, kannst du sie einfach später nutzen.

Was, wenn ich immer wieder vom Redaktionsplan abweiche oder ihn vergesse?

Vielleicht ist das nicht dein erster Tango mit einem Redaktionsplan. Viele Menschen starten voller Euphorie, nur damit ihr Plan nach zwei Wochen vergessen ist.

Meiner Erfahrung nach hat das vorrangig drei Ursachen:

1. Dein Redaktionsplan ist zu kompliziert.

Der einzige Existenzgrund für deinen Redaktionsplan ist, dich in der Struktur und Organisation zu unterstützen. Ist dir die Pflege zu aufwendig, ist dein Plan vielleicht einfach unnötig kompliziert. Zu viele Farben, Tags und Kategorien, die du gar nicht brauchst – und die dir unterm Strich Zeit kosten, statt sie zu sparen.

Pass auf, dass du nicht mehr Zeit in der Planung verlierst, als wirklich Content zu erstellen. Brich die Informationen deswegen wirklich auf das Nötigste runter und halte die Pflege so leicht wie möglich.

2. Es ist noch keine Gewohnheit.

Einen Redaktionsplan zu nutzen, ist eine Frage der Gewohnheit. Überlege dir vorab, wie du daraus eine machen kannst.

Stelle unter anderem deinen Plan als Startseite in deinem Browser ein oder lege deinen Kalender immer offen auf dem Schreibtisch. Alternativ kannst du dir auch einen Wecker zum Planen stellen.

3. Die Annahme, dass dein Plan dir das Erstellen abnimmt.

Auch wenn es klar sein sollte, vergessen wir es gerne: Nur weil wir einen Plan haben, müssen wir den Content trotzdem noch selbst erstellen.

Blocke dir deswegen zusammen mit deinem Redaktionsplan einen festen Time-Slot für das Erstellen deiner Inhalte selbst – egal ob einmal am Tag, zweimal pro Woche oder einmal pro Monat.

Was, wenn ich mich von meinem Redaktionsplan eingeschränkt fühle?

Das ist die größte Sorge in Bezug auf Vorplanen und Vorproduzieren, die ich immer wieder höre.

Das Tolle an einem solchen Plan ist, dass nichts in Stein gemeißelt ist.

Wenn du spontan Lust auf ein anderes Thema hast, was dir einfach so aus den Fingern fließt: Nimm das.

Im Idealfall hast du dank deines Plans eine Ideensammlung, aus der du dich frei bedienen kannst. Das ist besonders dankbar, wenn du im Voraus schreibst: So kannst du heute schon Content kreieren, den du erst in zwei Monaten nutzt, wenn dir gerade danach ist.

Deinen Reaktionsplan hast du aber immer in der Hinterhand, falls du uninspiriert bist.

Fazit: Brauchst du einen Redaktionsplan?

Sobald du beginnst, deinen Content strategisch zu erstellen (statt nur danach, was dir in den Sinn kommt), nimmt dir ein Redaktionsplan den mental load ab.

Du musst dir nicht mehr alles merken und schaffst dir dadurch Freiraum im Kopf.

Außerdem erleichtert er die Abstimmung und den Workflow innerhalb eines Teams.

Voraussetzung ist allerdings, dass du deinen Redaktionsplan als Tool fest in deinen Arbeitsalltag integrierst und pflegst. Nur dann kannst du von seinen Vorteilen wirklich profitieren.