Virtuelle Assistenz finden – Kompletter Guide für die erfolgreiche Zusammenarbeit

Von: Caroline Richter | Zuletzt aktualisiert: 31.05.22

Du liebst deine Arbeit, wären da doch bloß nicht immer diese lästigen To-Dos, die dir Zeit rauben. Social Media, Buchhaltung, unzählige Kleinstaufgaben … 

Eine Lösung: Lagere diese Dinge an eine Virtuelle Assistenz aus und nutze die gewonnen Stunden für Kundenarbeit, gewinnbringende Projekte oder einfach me-time.

Eine Virtuelle Assistenz war für mich der erste Schritt zum Teamaufbau und er kann auch für dich ein echter Sprung beim Business Wachstum bedeuten. Damit du voll informiert einsteigst, findest du hier meinen kompletten Guide zum Thema Virtuelle Assistenz.

Ich führe dich hier wirklich von der Definition bis hin zum erfolgreichen Teamwork.

Du erfährst:

  • Was eine VA ist und wann das Sinn für dich macht
  • Wie du eine Virtuelle Assistenz findest und wie viel sie kostet
  • Wie du die richtige VA anheuerst
  • Typische Probleme und wie du sie löst
  • 10 Tipps für eine funktionierende Zusammenarbeit

INHALTSVERZEICHNIS
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Was ist eine VA oder Virtuelle Assistenz?

Der Begriff der Virtuellen Assistenz (engl. virtual assistant) kommt aus den USA, wo das Berufsbild schon lange verbreitet ist. Doch auch im deutschen Raum sind Virtuelle Assistenten angekommen und du kannst davon profitieren.

Im ursprünglichen Sinn ist eine VA eine reguläre Assistenz, also eine Person, an die du Tätigkeiten abgibst. Der einzige Unterschied ist: Der Kontakt erfolgt ausschließlich virtuell. Das bedeutet natürlich auch, dass die übernommenen Aufgaben rein online zu erledigen sind.

Du wirst vielleicht auch auf den Begriff VPA stoßen: Virtuelle Persönliche Assistenz. Das sind VAs, die Aufgaben einer Persönlichen Assistenz übernehmen.

I. d. R. sind Virtuelle Assistenten selbstständige Dienstleister, die dich in allen möglichen Aspekten deines Business unterstützen: Vom Backoffice über Zuarbeiten bis hin zu größeren Projekten wie z.B. Social Media Management. 

Warum ist eine VA eine sinnvolle Investition?

Dein Tag hat nur 24 Stunden, egal wie schnell und effizient du arbeitest. Und machst du alles allein, stehlen dir vor allem die Aufgaben Zeit, für die du 

  1. nicht direkt bezahlt wirst oder 
  2. ewig brauchst, weil sie nicht dein Expertengebiet sind.

Stichwort Social Media. Buchhaltung. Recherchearbeit. Blogartikel. Videos schneiden … Du verstehst, worauf ich hinaus will, oder?

Aber du musst als Einzelunternehmer nicht alles können und auch nicht alles alleine stemmen. Das ist ein weit verbreiteter Trugschluss, dem viele vor allem am Anfang eines Business unterliegen. 

Fakt ist jedoch: Je schneller du ungeliebte Tätigkeiten auslagerst, desto früher kannst du deinen Fokus auf die Projekte legen, die den Umsatz steigern und dein Business wachsen lassen.

Die Chancen sind sogar hoch, dass eine gut ausgebildete VA die Aufgaben, die dir den Tag vermiesen, effizienter und mit besseren Ergebnissen erledigen kann als du. Deswegen empfehle ich dir, so früh wie möglich damit zu starten, Aufgaben abzugeben.

Virtuelle Assistenten sind vor allem für Solopreneure ein großartiger, behutsamer Schritt auf dem Weg zum Teamaufbau.

Welche Aufgaben kann eine VA übernehmen?

Während eine Virtuelle Persönliche Assistenz (VPA) dir vor allem Büroarbeit abnimmt, ganz ähnlich einer Sekretärin, gibt es inzwischen VAs mit allen erdenklichen und auch ganz unterschiedlichen Qualifikationen und Kompetenzen.

Diese (unvollständige) Übersicht bringt dich hoffentlich auf Ideen, in welchen Bereichen, du dir Hilfe ins Boot holen kannst.

Backoffice, Administration, Sekretariat, Kundenservice

  • Vorbereitende Buchhaltung (Ablage, Belege sortieren, Rechnungen schreiben)
  • Korrespondenz mit Kunden, Partnern, Interview-Gästen und anderen Anfragen über Mail/Telefon/Chat
  • Pflegen von Kundenkarteien (CRM Softwares) und Verträgen
  • Terminmanagement, Organisation von Reisen und Events
  • Planung & Vorbereitung von Besprechungen und Meetings, Erstellen von Präsentationen oder Arbeitsmaterialien
  • Recherche

Vertrieb

  • Akquise
  • Verkauf
  • Networking

Social Media

  • Strategien entwickeln
  • Beiträge verfassen und einplanen oder posten (Grafiken, Texte)
  • Content- und Redaktionspläne erstellen
  • Community Management (Kommentare und DMs beantworten, Gruppen moderieren)
  • Monitoring, Analyse

Website-Support

  • Website-Betreuung (Updates, Backups, Problembehebung)
  • Kommentare genehmigen/ablehnen und beantworten
  • Blogartikel, Texte, Bilder einpflegen
  • kleinere oder größere Änderungen an der Website selbst

Texte

  • Blogartikel, Newsletter, Präsentationen, Webtexte
  • Übersetzungen
  • Lektorat/Korrektorat
  • Transkriptionen deiner Videos, Podcast-Folgen oder Interviews

Grafiken

  • Social Media Grafiken, Thumbnails, Podcast-Cover, Ad Creatives
  • Bildbearbeitung
  • Druckvorlagen für Bücher, Broschüren o.ä.
  • Bildrecherche

Video/Podcast-Support

  • Schneiden und Ton-Optimierung
  • Schreiben von Shownotes
  • Hilfe bei der technischen Einrichtung deines Podcasts oder YouTube-Kanals

Wann solltest du eine VA dazu holen und wann einen Experten?

Du wirst auf Virtuelle Assistenten stoßen, die Webdesign, Copywriting oder andere Dinge anbieten, bei denen eigentlich Fachwissen gefragt ist. Da ist es nur verständlich, wenn du dich fragst: Kann ich mir den Weg über den teuren Profi sparen und stattdessen die günstigere VA engagieren?

Jein.

Du kannst Glück haben und einen echten Profi unter dem Deckmantel der Virtuellen Assistenz finden. Doch je spezialisierter eine VA ist, desto mehr spiegelt sich das auch im Preis wieder.

Der Punkt ist: Die Wahl zwischen einer VA und einem ausgewiesenen Experten findet an unterschiedlichen Zeitpunkten in deinem Business statt.

Für punktuelle, kurzfristige Begleitungen, durch die du in kürzester Zeit einen enormen Sprung machst, holst du dir den Profi dazu.

Eine VA hingegen macht vor allem dann Sinn, wenn du dir eine langfristige Unterstützung für zeitfressende Aufgaben wünschst.

Häufig haben Virtuelle Assistenten ohnehin Erfahrungen in verschiedenen Bereichen und können dich deswegen in einem weiten Tätigkeitsfeld unterstützen. 

Ob du bereit bist, Teile deines Unternehmens abzugeben, steht dann nochmal auf einem ganz anderen Blatt. Bist du willig, Kontrolle aus der Hand zu geben und kannst du dir eine VA leisten? 

Wie viel kostet eine VA?

Es gibt fast für jedes Budget eine Virtuelle Assistenz. Das liegt zum einen an den unterschiedlichen Aufgabenfeldern, aber auch an den individuellen Lebenssituationen der Virtuellen Assistenten selbst.

Häufig bauen sich VAs ihre Selbstständigkeit neben einer Voll- oder Teilzeitbeschäftigung auf. Oder aber sie leben im Ausland mit niedrigeren Lebenserhaltungskosten. Das wirkt sich dann natürlich auch auf die Preisgestaltung aus.

Abgerechnet wird i. d. R. pro Stunde, im Paket oder als Pauschalpreis – auch das bestimmen die VAs selbst und manchmal sogar projektbezogen. Zwischen 3 Euro bis 180 Euro die Stunde findest du alles.

Rechne als Richtwert mit mind. 40,00 Euro pro Stunde, v. a. wenn deine VA vollzeit selbständig ist. Auch wenn Virtuelle Assistenten ausschließlich B2B arbeiten, sind einige als Kleingewerbe unterwegs – wenn die MwSt. ein entscheidendes Kriterium für dich ist, kannst du auch damit fündig werden.

Bevor du dich jetzt auf die Suche nach den günstigen Preisen machst, möchte ich dir hier noch eine kleine Pyramide an die Hand geben:

Preisstruktur von virtuellen Assistenten

Untere Schicht: 3 bis 30 Euro/h. Diese VAs schreiben natürlich nicht aus Nächstenliebe kleine Rechnungen. Das zeigt dir eher, dass sie noch frisch am Markt sind, nebenberuflich arbeiten und sich ausprobieren wollen bzw. noch nicht mit marktüblichen Preisen vertraut sind. Mit einem großen Bauchladen bestückt bieten sie ihre Hilfe in ganz vielen Bereichen an.

Das Positive daran ist, dass dein Invest kleiner ist. Gerade für den Anfang passt das deswegen gut. Ihr könnt zusammen wachsen und eine einzige VA kann dir ganz unterschiedliche Dinge abnehmen.

Der Nachteil liegt jedoch am mangelnden Erfahrungsschatz. Langfristig kann es außerdem bedeuten, dass sich die VA auf einen Bereich spezialisiert. Das kann mit dir zusammen passieren, wenn sie in deinem Unternehmen die Möglichkeit dazu bekommt. Doch dann sollte auch der Verdienst steigen. Bei Stundensätzen unter 30 Euro lässt es sich nicht leben, also wird sie entweder mit dir oder ohne dich wachsen.

Mittlere Schicht: 40 bis 80 Euro/h. Die höheren Kosten spiegeln sich im höheren Erfahrungswert, von dem du profitierst. Statt sich in tausend Weiterbildungen zu verzetteln, haben diese Virtuelle Assistenten ihre Nische gefunden, die ihren Fähigkeiten entspricht.

Auch das ist eine gute Basis für eine langfristige Zusammenarbeit, bei der ihr gemeinsam Dinge austesten und wachsen könnt.

Oberste Schicht: Ab 80 Euro/h. Diese Preiskategorie verschmilzt schon fast mit Experten: Diese VAs sind für eine langfristige Zusammenarbeit nicht bezahlbar, sondern werden lediglich für kürzere Projekte herangezogen. Dafür hast du dann wirklich jemanden mit Fachwissen an deiner Seite.

Welche Vorteile haben Freelancer gegenüber Festangestellten

Die meisten Virtuellen Assistenten arbeiten als Freelancer und das bringt eine Reihe von Vorteilen für dich:

  1. Du musst keinen Arbeitsplatz oder Materialien stellen

Deine VA kümmert sich selbst um ihren Arbeitsplatz und auch ihre technische Ausrüstung. Damit bist du auch nicht für den Arbeitsschutz zuständig, da sich die VA ja gar nicht in deinem Betrieb aufhält.

  1. Keine typischen Arbeitgeberpflichten

Für einen Freelancer zahlst du keine Versicherungsbeiträge – darum kümmert sich die Person selbst. Du musst sie in der Steuererklärung nicht als Mitarbeiter aufführen, denn sie ist lediglich eine Dienstleistende, die dir eine Rechnung ausstellt. Dadurch entfällt die Gehaltsabrechnung für dich.

  1. Du zahlst nur die geleistete Arbeitszeit

Eine Virtuelle Assistenz kann flexibel und auch lediglich projektbezogen gebucht werden. Du zahlst keine Kranken- oder Urlaubstage. Da VAs ihre Zeit weitgehend selbst organisieren, fallen keine Aufschläge für dich an, sollte sie sich dafür entscheiden, nachts oder am Wochenende zu arbeiten. (Bei kurzfristigen Projekten können jedoch Aufschläge dazukommen).

  1. Du bist zu nichts verpflichtet

Möchtest du die Zusammenarbeit beenden, gibst du einfach kein neues Projekt in Auftrag. Hast du mal weniger Budget, kannst du einfach weniger auslagern. 

Wie findest du eine VA?

Okay, du hast dich also dazu entschlossen, eine VA zu suchen. Doch wo fängst du an? Wie läuft das Ganze überhaupt ab?

Der Ablauf ähnelt dem einer gewöhnlichen Stellenausschreibung:

Schritt 1: Du kommunizierst die offene Stelle.

Schritt 2: Du vereinbarst mit den Kandidaten, die dir am geeignetsten erscheinen, einen kurzen Video-Call zum Vorstellungsgespräch.

Schritt 3: Den Favoriten gibst du eine Probeaufgabe.

Schritt 4: Nach erfolgreicher Probeaufgabe beginnt die Zusammenarbeit.

Hier sind meine favorisierten Wege, um eine Virtuelle Assistenz zu finden:

  1. Facebook-Gruppen (auch LinkedIn- oder Xing-Gruppen)

Diese Gruppen gleichen einer Jobbörse. Die VAs können sich und ihre Dienstleistungen vorstellen, während Unternehmer und Unternehmen ihre Ausschreibungen posten. Der Kontakt verläuft dann entweder direkt über das jeweilige Portal oder per E-Mail. 

  1. Empfehlungen

Selbst wenn dir die Dienstleistung einer VA neu sein sollte, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass jemand in deinem beruflichen Umfeld bereits Erfahrungen damit gesammelt hat. Hör dich in deinem Netzwerk um. Vor allem Selbstständige aus deiner Branche können hierbei eine Goldgrube sein. Aber auch bei Unternehmen lohnt es sich, nachzufragen.

  1. Plattformen für Freelancer

Möchtest du dir den Recruiting Prozess sparen, versuch es mal mit einer Freelancer-Plattform. Dort kannst du dir eine VA aus einem qualifizierten Pool zuteilen lassen. Wie das genau läuft, liest du am besten auf den jeweiligen Seiten im Detail nach.

  • fernarbeit.net (Kombi aus Jobbörse und VA-Agentur, d.h. die Fachkräfte wurden vorqualifiziert. Hier gibt es auch andere Jobangebote.)
  • my-vpa.com (Du buchst vorab ein Stundenpaket und bekommst je nach zu erfüllender Aufgabe die passende Virtuelle Persönliche Assistenz)
  • strandschicht.de (VA-Agentur mit günstigen Paketpreisen)

Muster für die Stellenausschreibung

Bevor du eine Stellenausschreibung rausgibst, mach dir Gedanken darüber, welche Aufgaben du abgeben möchtest. So wird die Ausschreibung wirklich präzise und es melden sich die geeigneten Leute, was die Suche erheblich verkürzt.

Auch für die Bewerber ist es wichtig, möglichst genaue Angaben zu bekommen, damit sie wissen, ob sie ein guter Fit sind. Beantworte deswegen unbedingt folgende Fragen:

  • Wen suchst du?
  • Wer bist du?
  • Was erwartest du?
  • Wie kann man sich bewerben?

Damit du sofort mit der VA-Suche loslegen kannst, habe ich dir eine Vorlage vorbereitet. Kopiere sie einfach und passe sie nach deinen Bedürfnissen an. 

Ich suche eine Virtuelle Assistenz für [Aufgabenbereich] für [ungefähre Stundenzahl pro Woche oder pro Monat].

Ich bin [Berufsbezeichnung] und ich helfe … [kurze Beschreibung deiner Arbeit + welches Ergebnis deine Kunden durch die Zusammenarbeit mit dir erzielen].

Vorrangig geht es darum, [Aufgabe genauer beschreiben]. Deswegen wäre es von Vorteil, wenn du … Du bist verantwortlich für XY.

Wenn du außerdem schon Erfahrung hast mit XY, wäre das ideal. Besonders wichtig ist mir, dass du [hier dir wichtige Charaktereigenschaften aufzählen: zuverlässig bist, organisiert vorgehst, eigenverantwortlich arbeitest, empathisch bist, mit schnellen Deadlines arbeiten kannst, Lust hast, dich selbst weiterzuentwickeln etc.]

Klingt das nach dir? Dann melde dich per dm/Mail an ab@c.de mit einer kurzen Beschreibung deiner bisherigen Erfahrungen und Referenzen.

Ich freue mich, von dir zu hören!

Kleiner Tipp: Willst du aus der Masse von Ausschreibungen herausstechen, drehe stattdessen ein kleines Video.

Noch mehr Inspiration für fesselnde Newsletter Texte findest du übrigens hier.

Interviewfragen für das Vorstellungsgespräch

Auch Vorstellungsgespräche sind Neuland für dich? Keine Panik, ich hab da was für dich vorbereitet.

Mit diesen Fragen hast du die wichtigsten Themen abgehakt:

  • Inwiefern bist du mit meiner Branche bereits vertraut?
  • Welche Aufgabenbereiche übernimmst du im Moment für deine anderen Kunden und in welchem Maße?
  • Hast du schon mal gemacht, was ich an dich abgeben möchte? (Und wenn ja, wie erfolgreich?)
  • Wie sehen deine Arbeitsabläufe aus?
  • Kennst du dich mit Software XY aus?
  • Wie erreichbar bist du/Wie schnell kann ich mit Antworten rechnen?
  • Wie rechnest du ab und wie viel kosten deine Leistungen?

Darüber hinaus kannst du natürlich jede Frage stellen, die dich persönlich interessiert. Keine Sorge, diese Erstgespräche verlaufen eher locker und nicht so steif wie typische Vorstellungsgespräche. Es ist eher ein gegenseitiges Abklopfen, ob man zueinander passt.

Vergiss nicht, auch dich vorzustellen: Was ist dein Business, wer sind deine Kunden? Das ist ein idealer Einstieg ins Gespräch.

Die ideale Probeaufgabe

Vor allem wenn du längerfristig mit einer VA zusammenarbeiten möchtest, empfehle ich dir, eine bezahlte Probeaufgabe in Auftrag zu geben.

Überlege dir, was deine VA zukünftig können muss und wie du das in eine Probeaufgabe verpacken kannst. 

Soll sie z.B. Social Media-Beiträge aus deinen Blogartikeln gestalten? Dann ist genau das eine perfekte Probeaufgabe. Du kannst dabei selbst entscheiden, wie viel Freiraum du den Kandidaten lässt.

Mein Tipp ist: Gib lieber mehr Infos als zu wenig, denn dann kannst du gleich einschätzen, wie sie deine Wünsche umsetzen.

Zum Start der Zusammenarbeit

Herzlichen Glückwunsch: Du hast eine VA gefunden! 🙂

Doch bevor ihr euch auf die Arbeit stürzt, gibt es noch ein paar Sachen zu erledigen. Ihr müsst einmalig verschiedene Aspekte besprechen, damit ihr reibungslos starten könnt.

1. Verträge. Da VAs meist als freie Mitarbeiter beschäftigt werden, solltet ihr einen Freien Mitarbeitervertrag unterzeichnen. Dort sind unter anderem die Rechte und Pflichten zwischen dir als Auftragsgeber und deiner VA als Auftragsnehmer geregelt.

Sobald Virtuelle Assistenten in deinem Auftrag personenbezogene Daten wie Name, Adresse, Geburtsdatum, Fotos, IP-Adressen oder E-Mail-Adressen verarbeiten (z.B. von deinen Kunden), braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Hand in Hand dazu solltet ihr einen Geheimhaltungsvertrag aufsetzen, der die Sicherheit der Daten von dir und deiner Kunden gewährleistet.

Sprich deine VA einfach drauf an, denn sie hat mit großer Wahrscheinlichkeit alle nötigen Papiere vorliegen.

2. Erreichbarkeiten und Kommunikationswege. Wie kommuniziert ihr: Mail, Slack, Whatsapp, Voxer oder ganz was anderes? Legt vorab 1 bis maximal 2 Kanäle fest, damit ihr nicht den Überblick verliert.

Welche Softwares werdet ihr darüber hinaus für die Planung nutzen? Asana, Trello, Google Drive … Klärt genau, wo welche Informationen abgelegt werden.

Auch das Thema Erreichbarkeit ist wichtig. Vielleicht sitzt deine VA in einer anderen Zeitzone oder arbeitet gerne am Wochenende und hat dafür Dienstag und Mittwoch frei. Wie schnell könnt ihr auf Antworten vom anderen rechnen, soll es regelmäßige Update-Calls geben usw.

3. Passwörter sicher übergeben. Immer mehr Softwares machen es inzwischen möglich, einen kostenlosen zweiten Zugang anzulegen, doch manchmal wird sich deine VA mit deinen Daten einloggen müssen.

Regelt dafür, wie ihr die Passwörter sicher übergebt. Meine Empfehlungen sind www.1password.com/de/ und www.lastpass.com/de/

4. Gib deiner neuen VA Zeit, sich einzuarbeiten. Last but not least: Erwarte keine Wunder über Nacht. In typischen Unternehmen spricht man von 6 Monaten, bis ein Angestellter Gewinn bringt. VAs brauchen nicht so lange, denn sie sind es gewöhnt, sich schnell anzupassen und neue System zu durchschauen.

Trotzdem: Räume gerade am Anfang Puffer für extra Feedback-Loops ein, bis dein neues Teammitglied dich und dein Business richtig verstanden hat.

Je besser du hier Vorarbeit geleistet hast, indem du z.B. Arbeitsabläufe dokumentiert, desto leichter kann deine VA einsteigen und die Tasks nahtlos übernehmen.

Typische Probleme und wie du ihnen vorbeugst

Auch deine Virtuelle Assistentin ist keine Fee mit Zauberstab und es wird Fehler und Missverständnisse geben. Manchmal sind diese Probleme echt frustrierend, aber nicht unlösbar. Hier sind meine Learnings aus der Zusammenarbeit mit VAs:

Problem: Deine VA hat sich mit mehr Expertise verkauft, als sie hat.

Das ist mir zum Glück nicht häufig passiert, aber wenn es geschieht, ist es ärgerlich. Um genau diesem Thema vorzubeugen, empfehle ich die Probeaufgabe.

Wenn sich auch danach rausstellt, dass bei der Erfahrung beschönigt wurde, hilft nur das ehrliche Gespräch.

Problem: Deine VA ist unzuverlässig.

Du hörst wochenlang nichts von ihr und weißt nie, was eigentlich gerade der aktuelle Stand ist. Klingt nach einem No-Go, doch für viele Unternehmer ist das Alltag. Häufig betreuen VAs mehrere Kunden und nicht alle behalten dabei immer den Überblick.

Es hilft, regelmäßige Updates als feste Termine einzuführen – genauso wie ich es dir im Umgang mit deinen Kunden empfehle.

Problem: Es fällt deiner VA schwer, deinen Stil anzunehmen.

Egal ob beim Schreiben von Social Media Beiträgen, in der Korrespondenz mit deinen Kunden oder beim Design – nicht immer gelingt es einer VA, dich und dein Business widerzuspiegeln.

Plane gerade am Anfang eurer Zusammenarbeit Zeit für Gegenchecks und Feedbackschleifen ein, bis ihr euch eingegroovt habt.

Wann immer möglich, könnt ihr auch offen kommunizieren, dass nicht du, sondern deine Assistenz hinter dem Bildschirm steckt.

Problem: Deine VA fragt wegen jeder Kleinigkeit nach (und spart dir dadurch keine Zeit).

Bekommst du wegen jedem i-Tüpfelchen eine Nachricht, ist klar: Deine VA kennt ihre Kompetenzen nicht. Sie weiß nicht, bis zu welchem Grad sie Entscheidungen alleine treffen darf und was du als Auftraggeber auf jeden Fall noch absegnen möchtest.

Je klarer du das kommunizierst, desto weniger Nachrichten werden dich erreichen.

Extra-Tipp: Legt die Richtlinien und Vorgaben schriftlich fest, sodass deine VA im Zweifel immer weiß, wo sie nachlesen kann. Das ist auch für zukünftige Teammitglieder enorm zeitsparend.

Problem: Du willst Content abgeben, aber deine VA hat nicht deine Expertise.

Leider kannst du dein Wissen nicht per Knopfdruck übertragen. Hier wirst du den Bereich nicht komplett abgeben können, sondern ihr müsst euch in der Mitte treffen.

Schreibe das grobe Grundgerüst selbst oder nimm es als Sprachnachricht auf. Die fertige Ausformulierung, SEO, die Grafikerstellung bzw. das Einplanen kann dann deine VA übernehmen.

Problem: Deine VA macht viele Fehler.

Niemand macht Fehler absichtlich. Trotzdem sind sie natürlich ärgerlich.

Ich empfehle dir, bei jedem Fehler erstmal lösungsorientiert zu handeln. Fragen wie “Wie konntest du nur?” oder “Was hast du dir dabei gedacht?” bringen gar nichts. Natürlich kannst du deutlich sagen, wenn ein Fehler nicht in Ordnung war, aber der Fokus liegt eher auf “Was können wir jetzt machen?” und “Wie können wir diesen Fehler in Zukunft vermeiden?”.

Beziehst du deine VA an dieser Stelle in die Lösungssuche mit ein, steigt die Chance enorm, dass sich die Fehler nicht wiederholen.

Reagierst du jedoch anklagend, hat das nur zur Folge, dass deine VA in Zukunft jeden Fehler verheimlicht – oder die Zusammenarbeit komplett beendet.

Fehler sind menschlich und sie passieren. Und in den allermeisten Fällen sind sie gar nicht so schlimm, wie wir anfangs befürchten.

10 Tipps, damit die Zusammenarbeit mit deiner Virtuellen Assistenz läuft wie ein frisch geölter Motor

  1. Mach dir vorab Gedanken darüber, welche Aufgaben du delegieren willst und wie viele Stunden diese ca. einnehmen. Was kostet dich am meisten Zeit, sprich: Wobei kannst du am meisten gewinnen, wenn du es auslagerst?
  2. Definiere deine Ziele und ab wann du die Zusammenarbeit als erfolgreich einstufst.
  3. Setze dich mit deinem Budget auseinander und plane einen Puffer für unvorhergesehene Zwischenfälle ein, in denen mehr gearbeitet werden muss.
  4. Dokumentiere deine Prozesse vor der Beauftragung oder direkt in der Zusammenarbeit mit der VA.
  5. Sei ein vorbildlicher Auftraggeber: Rufe nicht zu allen Tag- und Nachtzeiten oder am Wochenende an, stelle Fragen, halte dich an Deadlines, kommuniziere deine Ideen klar und deutlich, zahle die Rechnung pünktlich und lasse dich nicht zu Micro-Managing hinreißen.
  6. Rechne damit, dass deine VA kurzfristige Projekte nicht immer realisieren kann, da sie neben dir auch noch andere Kunden hat. Auch sie braucht Planungssicherheit und Vorlaufzeiten.
  7. Gib idealerweise Tätigkeiten ab, die du selbst schon erledigt hast. So weißt du, was dir wichtig ist – und erkennst, wann gute oder schlechte Leistung erbracht wurde.
  8. Hast du Probleme damit, Teile deines Businesses auszulagern, überlege dir, was passieren muss, damit du dich wohl fühlst. Vielleicht ein intensiverer Onboarding-Prozess oder eine Nachkontrolle durch dich? Je mehr du aber loslassen kannst, desto mehr Zeit wird frei für andere Dinge.
  9. Vereinbart regelmäßige Update-Calls.
  10. Klare und lösungsorientierte Kommunikation: Deine Virtuelle Assistenz kann keine Gedanken lesen. Formuliere deswegen deutlich, was du von ihr erwartest, was deine Ziele sind (auch in Zahlen) und wie für dich eine erfüllte Aufgabe aussieht. Sei auch beim Feedback ehrlich: Sag offen, wenn du dir etwas anders wünschst, aber lobe auch und zeige deine Wertschätzung.

Fazit: Eine VA kann eine enorme Erleichterung für dein Business sein – wenn du es richtig angehst

Befolgst du diesen Guide, kann eine Virtuelle Assistenz einen enormen Boost für dein Business bedeuten. Endlich nicht mehr Zeit mit den nervigen Dingen verbringen, die dich von deinem Kerngeschäft abhalten UND den ersten Schritt zum Teamaufbau gehen.

Damit dir eine Virtuelle Assistentin oder ein Virtueller Assistenz aber wirklich Zeit frei macht, musst du in der Lage sein, Dinge abzugeben und Aufgaben mit ihren Prozessen und Zielen klar zu formulieren. Probiere es doch einfach mal aus.

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Caroline Richter

Über den Autor

Hi, ich bin Caro - Launch Copywriter und SEO Texterin.
Meine Mission: Dass du mit authentischen Texten verkaufst, die ganz nach dir klingen (und nicht nach todlangweiligen Schnarch-Phrasen).
Ich nutze albern viel Englisch im Alltag, habe irgendwie immer 26 Tabs offen - und richtig Bock mit charmanten und unwiderstehlichen Texten dein Angebot heiß begehrt zu machen.
Typisch Millennial ziehe ich mit Mann, Hund und Bulli durch Europa und lebe jeden Monat woanders :)

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